Acompanhamento e controle das licenças e afastamentos dos servidores junto à direção do Campus

Acompanhar e controlar os períodos de afastamentos e licenças dos servidores junto à direção do Campus.

Atender as demandas da PROGEPE

Atender as demandas e orientações da PROGEPE à serem aplicadas no Campus Caçapava do Sul.

Auxílio à Administração do Campus

Planejar, organizar, controlar e assessorar a direção no que se refere a recursos humanos.

Direcionar o servidor no que se refere a questões da PROGEPE

Direcionar o servidor, instruindo sobre os procedimentos relacionados à PROGEPE.

Organizar, arquivar e zelar pela documentação dos servidores

Organizar e zelar pela documentação dos servidores do Campus Caçapava do Sul. 

Otimização dos processos e relações de trabalho

Promover diálogo entre os servidores para levantar necessidades de melhorias no ambiente organizacional e nos processos de trabalho.

Recepção e Integração dos servidores novos

Recepcionar e integrar servidores novos apresentando o Campus, bem como orientá-los sobre as normas e procedimentos da instituição.

Assessorar nas atividades da Direção (presencial e remotamente).

Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; cobrar ações, respostas; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos.

- Despachar com a direção; colher assinaturas; priorizar, marcar e cancelar compromissos; administrar pendências; - cobrar ações, respostas; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos

Atender e monitorar os chamados de manutenção predial

Atender os Chamados de Manutenção Predial no âmbito do Campus Caçapava do Sul, via Sistema GAUCHA.

Atendimento ao público interno/externo

Fornecer informações; atender solicitações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas, com o objetivo de atender as demandas solcitadas.

Atendimento ao público interno/externo junto à Direção do Campus

Fornecer informações; atender solicitações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas, com o objetivo de atender as demandas solcitadas.

Atuar como fiscal do contrato Nº 11/2018 - manutenção de extintores

Fiscalizar a execução do Serviço.

Atuar como fiscal do contrato Nº 51/2020 - manutenção de elevadores

Fiscalizar a execução do Serviço.

Atuar como fiscal setorial titular do contrato Nº 21/2020 - empresa sulclean serviços Ltda.

Fiscalizar a prestação do Serviço do Contrato nº 21/2020 - UNIPAMPA/SULCLEAN.

Atuar como fiscal suplente do contrato Nº 11/2020 - limpeza de reservatórios de água

Fiscalizar a execução do Serviço.

Atuar como fiscal suplente do contrato Nº 12/2020 - manutenção de ar condicionado

Fiscalizar a execução do Serviço.

Atuar como membro da comissão de validação de análise de renda do sisu

Verificação de documentação relativas a comprovação de renda dos alunos inscritos no SISU.

Atuar como membro da Comissão Permanente de Baixa de Bens, designado pela portaria Nº 58/2018

Atuar no processo de baixa de bens inservíveis.

Auxiliar na lavratura de termos circunstanciados administrativos

Auxiliar a Coordenação Administrativa quanto à Lavratura de Termo Circunstanciado Administrativo (TCA).

Avaliar projetos como Membro da Comissão Local de Pesquisa

Avaliação dos projetos de pesquisa cadastrados no Campus com vistas à homologação pelo Campus e registro pela PROPPI.

Convocar membros do Conselho de Campus para reruniões

- Elaborar pauta para a convocação de reuniões;

- Convocar os membros do Conselho de Campus para as reuniões Ordinárias e Extraordinárias;

Elaboração de documentos

Elaborar, a pedido da direção, despachos, redigir textos, atestados, autorizações Conselho de Campus, memorandos circulares, convocações, e-mails, extratos de atas, declarações; Ofício e demais documentos. 

Encaminhar notas fiscais de fornecedores para pagamento

Receber os processos de solicitação de pagamento de notas fiscais de fornecedores encaminhados via SEI pelo Setor de Material e Patrimônio do Campus, então conferir, completar com documentos fiscais e encaminhar as notas fiscais de fornecedores para pagamento.

Fiscalizar Contrato (Limpeza / RU / Água, luz e Telefone)

Fiscalizar o serviço de limpeza. 

Fiscalizar o serviço de fornecimento de refeições no Restaurante Universitário. 

Fiscalizar o serviço de fornecimento água, energia elétrica e tefefonia do campus Caçapava.

Fiscalizar Contrato (Portaria e Vigilância)

Fiscalizar o serviço de portaria e de vigilância.

Lavrar Atas relativas às reuniões da Comissão Local de Ensino - CLE

Elaborar Atas relativas às reuniões da CLE.

Lavrar Atas relativas às reuniões do Conselho de Campus.

Lavrar Atas relativas às reuniões do Conselhode Campus.

Preparar ambiente físico e tecnológico para realização de reuniões do Conselho

- Reservar e preparar salas e equipamentos tecnológicos (gradavor, data show, etc), necessários à realização das reuniões. 

Recebimento de malote

Receber e enviar correspndências via molete dos Correios.

Relatório de viagem

Após recebimento dfe confrimação de participação no evento, preencher nos SEI relatório de viagem, colhendo a assinatura do Diretor e solicitando assinartura do Reitor.

Remessa de malote

Remeter correspndências via molete dos Correios.

Responder a demandas internas e externas.

Responder a solicitações vindas das Pró Reitorias e também resolver pendências internas relacionadas a demandas de servidores, alunos e outros órgãos públicos. 

Solicitação de concessão de bolsas acadêmicas

A solicitação de pagamento das bolsas é realizado via SEI na segunda quinzena do mês para pagamento das bolsas pela Reitoria até o quinto dia útil do mês subsequente, após confirmação da frequência dos bolsistas realizada pelos orientadores via SAP ou por pró-reitoria acadêmica via email na primeira quinzena do mês.

Solicitação de diárias e passagens: lançamento e controle

Conferência das solicitações encaminhadas via Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e lançamento no sistema federal SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens) e, posteriormente, de suas respectivas prestações de contas. Além das diárias, as solicitações podem envolver também aquisição de passagens aéreas e/ou ressarcimento de passagens rodoviárias.

Solicitar diárias

Solicitar diárias para deslocamentos a serviço, colhendo a assinatura do Diretor e solicitando assinartura do Reitor.

Controlar material de expediente

Monitorar o uso do material de expediente do Campus Caçapava do Sul. Manter o armário de materiais da sala ADM 5 sempre abastecido.

Controlar o estoque do almoxarifado do Campus

Monitorar o estoque do almoxarifado do Campus Caçapava do Sul

Realizar pedidos de materiais de consumo

Realizar pedidos de materiais de consumo junto à Divisão de Almoxarifado e via Almoxarifado Virtual Nacional (AVN). 

Alterações curriculares

Registrar, no Sistema de Informações para o Ensino (SIE), as alterações de currículo e as novas versões dos PPC; executar as adaptações curriculares necessárias.

Aproveitamento de Atividades Complementares de Graduação (ACG)

Receber as solicitações de aproveitamento de ACG; encaminhar para análise das Coordenações de Curso; receber os resultados e registrar nos históricos dos alunos; registrar as solicitações e resultados em processo no SEI; arquivar a documentação no drive da Secretaria Acadêmica.

Aproveitamento de estudos

Receber as solicitações de aproveitamento de estudos; encaminhar para análise das Coordenações de Curso; receber os resultados e registrar nos históricos dos alunos; registrar as solicitações e resultados em processo no SEI; arquivar a documentação no drive da Secretaria Acadêmica.

Pós-Graduação - Aproveitamento de disciplinas

Receber as solicitações de aproveitamento; encaminhar para análise das Coordenações dos PPG; receber os resultados e registrar os aproveitamentos deferidos.

Atendimento ao público interno e externo

Prestar informações aos cidadãos sobre os procedimentos acadêmicos, os processos seletivos, a oferta de cursos da universidade; receber requerimentos e dar os encaminhamentos necessários.

Emissão de documentos

Emissão de atestados, declarações e históricos, entre outros.

Colação de Grau

Receber os requerimentos de colação de grau; conferir a integralização curricular e a documentação pessoal dos formandos; emitir os documentos necessários à diplomação; instruir o processo SEI e encaminhar para a DDRIA.

Colação de Grau em gabinete (antecipada)

Receber os requerimentos de colação de grau em gabinete; conferir a integralização curricular e a documentação pessoal dos formandos; encaminhar para análise da Coordenação de Curso e Coordenação Acadêmica; emitir os documentos necessários à diplomação; instruir o processo SEI e encaminhar para a DDRIA.

Envio de Empenhos Aos Fornecedores

Receber o empenho via processo SEI e enviá-lo ao fornecedor, por e-mail.

Monitorar Prazos De Entrega Da Mercadorias

Controlar e acompanhar problemas durante a entrega, como materiais avariados, faltantes e com especificações diferentes do edital.

Elaboração e controle do boletim de frequência

Elaborar, verificar ausências no trabalho de docentes e TAES classificando-as e cobrar a folha ponto dos TAES.

Convênios para estágios (quando exigido pela unidade concedente)

Receber e conferir a documentação necessária para o convênio; abrir e instruir o processo no SEI; enviar o processo para a Divisão de Estágios; acompanhar a tramitação até a formalização do convênio.

Estágios

Prestar orientações aos alunos interessados em fazer estágios curriculares ou extracurriculares; assessorar os coordenadores de estágio; receber e organizar a documentação comprobatória; instruir os processos no SEI e articular a tramitação entre o aluno, o orientador e a parte concedente.

Protocolo de Intenções e de Acordo de Cooperação

Receber e conferir a documentação necessária para o Acordo; abrir e instruir o processo no SEI; enviar o processo para a Divisão de Convênios; acompanhar a tramitação até a formalização do Acordo.

Pós-Graduação - Defesa e Diplomação

Instruir o processo SEI; acompanhar a tramitação; enviar cartas convite à banca; conferir o cadastro do aluno e a integralização curricular; emitir e enviar atestados de participação aos membros da banca; receber o diploma e providenciar a entrega ao aluno.

Reabertura de diários de classe e/ou planos de ensino

Reabrir no sistema GURI os diários de classe e/ou planos de ensino para correções ou alterações pelos docentes, mediante solicitação do professor responsável e autorização da Coordenação Acadêmica.

Assessorar nas atividades de Extensão

Assessorar projetos de extensão do Campus.

Montar e encaminhar Processo de Pagamento das Mercadorias Recebidas

Montar processo via SEI, incluindo todos os documentos necessários.

Justificativa de faltas por motivo de saúde (para alunos)

Receber os requerimentos dos alunos para justificativas de falta às aulas por motivo de saúde, comprovados por atestado médico; encaminhar os requerimentos e comprovantes para análise do coordenador do curso; após homologação pela Coordenação, informar, via email, aos professores das disciplinas indicados pelo aluno.

Licença maternidade (para discentes)

Receber os requerimentos de licença maternidade e a documentação comprobatória; encaminhar à Coordenação do Curso; informar os professores das discentes em licença.

Recebimento De Mercadorias

Realizar o recebimento provisório das mercadorias cujos empenhos foram previamente enviados aos fornecedores.

Ajuste de matrícula

Auxiliar os alunos e coordenadores de curso nos processos de ajuste de matrícula.

Cancelamento de matrícula

Receber a solicitação do aluno e efetuar o cancelamento da matrícula, registrando a evasão no sistema SIE.

Matrícula em Regime Especial - Graduação

Receber e encaminhar as solicitações de matrícula em Regime Especial; efetuar as matrículas deferidas.

Matrícula em Regime Especial - Pós-Graduação

As matrículas dos candidatos aprovados são realizadas pela Secretaria Acadêmica, de acordo com o resultado do processo seletivo informado pela Coordenação do PPG e divulgados no Sistema GURI. Para efetivação das matrículas a Secretaria organiza a pasta digital dos candidatos aprovados, contendo os documentos enviados por eles no ato da inscrição através do Sistema GURI. Caso a documentação não esteja completa, a Secretaria poderá solicitar complementação. Em seguida, é feita a confirmação da vaga do candidato e a matrícula em disciplinas é registrada no Sistema de Informações para o Ensino (SIE).

Restabelecimento de vínculo

Efetuar o restabelecimento de vínculo do aluno, quando deferido pela Coordenação de Curso.

Mobilidade acadêmica intrainstitucional

Receber os requerimentos dos alunos; encaminhar para análise das Coordenações de Curso; receber, registrar e arquivar os resultados.

Mobilidade Acadêmica Interinstitucional para alunos da Unipampa

Receber os requerimentos dos alunos; encaminhar para análise das Coordenações de Curso; receber o resultado e encaminhar para a DDRIA; receber, via DDRIA, o resultado da outra IES; registrar e arquivar os resultados.

Mobilidade Acadêmica Interinstitucional para alunos de outras universidades

Receber os requerimentos, através de processos encaminhados pela DDRIA; conferir a documentação; encaminhar para análise das Coordenações de Curso; enviar os resultados para a DDRIA. Registrar os requerimentos deferidos e efetuar a matrícula dos solicitantes. Ao fim do período de mobilidade, fornecer a documentação comprobatória ao aluno.

Transferência de alunos da Unipampa para outras IES

Receber os atestados de vaga das IES receptoras; providenciar a documentação solicitada e instruir o processo SEI; enviar o processo para a DDRIA.

Monitorias voluntárias

Elaborar os editais para monitorias voluntárias; assessorar os processos de seleção; receber os termos de compromisso para início das atividades de monitoria; receber a documentação final no encerramento das atividades; emitir atestados aos participantes.

Oferta de componentes curriculares

Ofertar, no sistema SIE, as componentes curriculares que serão ministradas no semestre, com seus horários, vagas, salas e respectivos docentes, conforme as informações recebidas da Coordenação Acadêmica, previamente aprovadas pela Comissão Local de Ensino e Conselho do Campus.

Oferta especial para provável formando

Receber as solicitações de oferta especial de prováveis formandos; encaminhar para análise das Coordenações de Curso; receber os resultados e fazer a oferta para os deferidos.

Controlar Bens Inservíveis

Realizar o levantamento, identificação e separação de bens inservíveis do Campus Caçapava do Sul.

Emissão de Termo De Manutenção De Bens

Emitir Termo de Manuteção de Bens de bens permanentes enviados para manutenção

Gerenciamento e fiscalização do contrato de abastecimento de combustível da frota do Campus

1) Monitorar, controlar e gerenciar os abastecimentos e serviços realizados nos postos de combustível pela frota do campus 2) Cadastrar os motoristas para utilização e compra de combustíveis e serviços através do número da matrícula e senha.

Gerenciamento e fiscalização do contrato de manutenção da frota do Campus

Controlar a necessidade das manutenções dos veículos, realizando orçamentos através do sistema NEO e encaminhando-os para manutenção periódica, preventiva, corretiva e de urgência, primando pela economicidade dos serviços.

Gerenciamento e fiscalização do Contrato de Motoristas

1) Zelar pelo bom cumprimento do contrato por parte dos funcionários terceirizados, bem como as obrigações da empresa terceirizada contratada, 2) Controlar os turnos de trabalho dos motoristas e gerenciar o banco de horas, concedendo as compensações de horas extraordinárias, quando necessário. 3) Calcular, preencher e encaminhar o formulário solicitando os valores de reembolso das despesas de viagens dos motoristas (Diário de Bordo) 4) Receber e verificar as notas fiscais e a documentação exigida no contrato e enviá-las para pagamento pelo SEI. 

Solicitação de veículo terceirizado

Reservar junto à empresa contratada, ônibus para transporte intermunicipal de acordo com as demandas do campus.

Solicitações de deslocamento com veículos oficiais

1) Planejar e gerenciar a agenda de viagens com veículos oficiais e as solicitações de deslocamento solicitadas e autorizadas no sistema GURI, emitindo as Ordens de Viagem e demais documentos (checklist do veículo quando for coletivo, e Diários de Bordo para controle das diárias dos motoristas) necessários à realização do percurso. 2) Organizar, quando necessário, viagens em conjunto com outros campi buscando a economicidade e otimização do tempo do deslocamento.

Registro de PPC no sistema SIE

Registrar, no Sistema de Informações para o Ensino (SIE), o projeto pedagógico dos cursos (PPC): as componentes curriculares; as cargas horárias teóricas e práticas; os pré-requisitos; as estruturas curriculares; os períodos e cargas horárias mínimas e máximas; entre outros dados.

Execução dos processos seletivos (SiSU; Chamada por Nota do Enem; Chamada por Nota do Ensino Médio;

Organização dos trâmites e da documentação dos processos seletivos; orientação aos candidatos; conferência da documentação dos candidatos; divulgação dos resultados das seleções; matrícula dos classificados.

Acompanhar processos dos servidores junto à progepe

Acompanhar processos dos servidores no SEI junto a PROGEPE.

Conferir documentação e emitir comunicação de exercício após a posse do servidor

Conferir documentação, registrar dados na planilha de controle com acesso da chefia imediata e emitir a comunicação de exercício do servidor assim que assume o posto de trabalho, após a sua posse.

Homologar, registrar e controlar as férias dos servidores

Solicitar autorização da chefia imediata do servidor, homologar no sistema SIAPENET, registrar no sistema SIE e na planilha de controle da chefia imediata no google drive.

Orientar e auxiliar servidores a encaminharem seus processos via SEI

Orientar e auxiliar servidores a encaminharem seus processos via SEI, conforme orientações do manual do servidor.

Promoção/Progressão Docente

Acompanhar, conferir documentação e controlar o andamento dos processos de promoção/progressão docente junto ao SEI.

Pós-Graduação - Registro Acadêmico

Receber das Coordenações dos PPG as solicitações de registros acadêmicos e efetuar, tais como: registro de exames de qualificação, de proficiência em língua estrangeira, de SOD, desligamentos, etc.